الوصف
Papermerge DMS هو نظام قوي مفتوح المصدر لإدارة المستندات مصمم للتعامل مع الأرشيفات الرقمية مع التركيز القوي على الامتثال التنظيمي والتخزين طويل الأجل. يدعم مجموعة متنوعة من تنسيقات المستندات بما في ذلك PDF و JPEG و PNG و TIFF، مما يضمن المرونة للمستخدمين. تم تصميم النظام لتلبية المتطلبات الصارمة، مثل الامتثال لـ GoBD الألماني، منذ إعداده الأولي، مما يوفر سجل تدقيق غير قابل للتلاعب وهو أمر بالغ الأهمية لحفظ السجلات القانونية والمالية.
تشمل القدرات الرئيسية لـ Papermerge DMS حقول البيانات الوصفية المخصصة التي يمكن تعريفها لكل فئة، مما يسمح بأرشفة منظمة وقابلة للبحث بدرجة عالية. تضمن هذه الميزة إمكانية تنظيم المستندات واسترجاعها بدقة. علاوة على ذلك، يسهل النظام سياسات الاحتفاظ بالبيانات، مما يمكّن المستخدمين من تحديد جداول الاحتفاظ لكل فئة وأتمتة انتهاء صلاحية المستندات، وبالتالي إدارة دورة حياة الأرشيف بفعالية. يعد إصدار المستندات ميزة أساسية أخرى، حيث يحافظ على كل تعديل ويوفر تاريخًا كاملاً وقابلًا للتتبع للتغييرات. بالنسبة للمستندات متعددة الصفحات مثل ملفات PDF، يوفر Papermerge DMS أدوات شاملة لإدارة الصفحات، مما يسمح للمستخدمين بإعادة ترتيب الصفحات وتدويرها وقصها واستخراجها حسب الحاجة.
تستند مبادئ النظام إلى جعل الامتثال عنصرًا أساسيًا بدلاً من ميزة إضافية. يتميز بعملية إعداد سريعة، ولا يتطلب مشاركة قسم تكنولوجيا معلومات معقد، أو صداع التثبيت أو التكوين. يعطي Papermerge DMS أيضًا الأولوية لخصوصية البيانات وأمنها، حيث يتم تخزين جميع المستندات حصريًا على البنية التحتية للاتحاد الأوروبي، مما يضمن الامتثال لـ GDPR حسب التصميم. تضمن ميزات الخصوصية والعزل أن مستندات المستخدمين تخصهم وحدهم، مع عدم وجود إمكانية وصول من قبل مستخدمين أو مؤسسات أخرى. يستعد Papermerge DMS لإطلاق سحابي، مع قائمة انتظار متاحة للإخطار المبكر وفرص اختبار مبكرة محتملة.
تم تصميم Papermerge DMS للأفراد والمؤسسات التي تتطلب طريقة آمنة ومتوافقة وفعالة لإدارة مستنداتها الرقمية. يشمل ذلك الشركات التي تحتاج إلى الالتزام بلوائح صارمة للاحتفاظ بالبيانات وسجلات التدقيق، والباحثين الذين يديرون كميات كبيرة من المستندات، وأي شخص يبحث عن حل موثوق للأرشفة الرقمية طويلة الأجل. يجعل تركيز النظام على سهولة الاستخدام، جنبًا إلى جنب مع ميزات الامتثال القوية الخاصة به، خيارًا مقنعًا لإدارة المستندات الاحترافية.
الميزات الأساسية لـ Papermerge DMS
أرشفة المستندات الرقمية المتوافقة مع GoBD
دعم تنسيقات PDF و JPEG و PNG و TIFF
حقول بيانات وصفية قابلة للتخصيص لكل فئة مستند
قدرات البحث النصي الكامل للاسترجاع السهل
سجل تدقيق غير قابل للتلاعب للامتثال التنظيمي
جداول الاحتفاظ بالبيانات الآلية وانتهاء صلاحية المستندات
إصدار مستندات شامل مع إمكانية تتبع كاملة
أدوات إدارة الصفحات لإعادة الترتيب والتدوير والقص والاستخراج
إعداد سريع بدون تعقيدات تثبيت أو تكوين تكنولوجيا المعلومات
بنية تحتية مقيمة في الاتحاد الأوروبي ومتوافقة مع GDPR
خصوصية وعزل مضمونان لمستندات المستخدم
كيفية استخدام Papermerge DMS؟
التكوين: قم بتعريف حقول البيانات الوصفية المخصصة وجداول الاحتفاظ لكل فئة مستند.
التحميل: قم باستيراد مستندات PDF و JPEG و PNG و TIFF الخاصة بك إلى النظام.
التنظيم: استخدم البيانات الوصفية المخصصة والفئات للأرشفة المنظمة.
البحث: استخدم البحث النصي الكامل لتحديد موقع أي مستند بسرعة.
الإدارة: استخدم أدوات إدارة الصفحات لتحرير المستندات متعددة الصفحات.
التدقيق: راجع سجل التدقيق غير القابل للتغيير للحصول على تتبع كامل للإجراءات.
حالات استخدام Papermerge DMS
- الامتثال التنظيمي
- الأرشفة الرقمية
- قابلية البحث في المستندات
- التحكم في الإصدارات
- خصوصية البيانات
- إدارة السجلات
- تحرير ملفات PDF
